Política de Protección de Datos Personales

I. Alcance

Esta política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de QUENTY SAS.

II. Identificación como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

QUENTY SAS identificada con NIT: 901.102.787-4 ubicada en la Calle 25 No. 99-29 en la ciudad de Bogotá – Colombia.

III. Definiciones

Acorde a las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013

Autorización: Consentimiento previo, exceso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quien será el encargado. En este caso QUENTY SAS.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o Tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de su Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar en los datos personales.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política. Las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia o sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Transferencias: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Trasmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismo dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

IV. Principios

Los siguientes principios constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en la presente Política:

a) Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus Datos Personales y el Tratamiento dado a estos.
e) Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la ley aplicable.
f) Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma.
h) Protección de Datos Sensibles. Ni QUENTY SAS ni a quien éste designe como Responsable o Encargado del Tratamiento, recolectarán ni tratarán Datos Sensibles sin la autorización expresa del Titular y agotando para dichos efectos las formalidades establecidas en la ley.

i) Protección de Datos de Menores de Edad. En las presentes Políticas se tendrán en cuenta los derechos prevalentes en cabeza de los menores de edad, brindando especial protección a sus derechos fundamentales de acuerdo con la Constitución Política de Colombia.

V. Tratamiento de los Datos

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo los cuales QUENTY SAS, como encargado de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de las actividades que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “titular”). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier trámite o servicio que presente QUENTY SAS en el adecuado desarrollo de sus actividades como prestadores de servicios de eCommerce, logística internacional y prestación de servicios de transporte nacional e internacional de paquetería bajo la modalidad de Courrier y/ carga vía marítima y/o aérea. Así como las propias para el desarrollo de su misión. El titular registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

VI. Finalidad del Treatamiento de Datos

El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza QUENTY SAS , a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus clientes, usuarios, proveedores y colaboradores en el marco de lo establecido en la ley. Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de QUENTY SAS con las siguientes actividades:

Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes, mediante el envío de información relevante y la atención de Peticiones Quejas y Reclamos (PQR´s).
Para eventualmente consultar y/o contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tienen o han tenido relación.
Realizar trámites y proceso propios de QUENTY SAS.
Brindar asistencia.
Consulta de datos personales, información de los clientes, trabajadores, contratistas y/o proveedores.
Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a extrabajadores, trabajadores actuales y candidatos a futuro empleo.
Realizar actividades de Marketing o prospección comercial.
Realizar encuestas sobre nuestros eventos, productos y/o servicios.

VII. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de QUENTY SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Conocer los Datos Personales sobre los cuales QUENTY SAS, está realizando el tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar a QUENTY SAS, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo en lo establecido en el numeral 11 de esta política. No obstante la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y QUENTY SAS, en virtud de la cual fueron recolectados los datos.
Derecho de cancelación. El Titular puede suprimir sus Datos Personales cuando sean excesivos o no pertinentes de cara al Tratamiento, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
Derecho de revocatoria del consentimiento. El Titular puede revocar la autorización o consentimiento que habilita a QUENTY SAS y/o a quien éste designe, a un Tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de que el Dato Personal permanezca en las Bases de Datos de QUENTY SAS.
Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer acciones en torno al Tratamiento de sus Datos Personales. El Titular puede presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus Datos Personales.

Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. El Titular tiene derecho a otorgar Autorización a QUENTY SAS, o a quien éste designe, para el Tratamiento de sus Datos Personales.

VIII. Obligaciones del Responsable del Tratamiento

QUENTY SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos Personales, cumplirá con las siguientes obligaciones:

Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normativa aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los Datos Personales y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
Conservar y almacenar los Datos Personales suministrados bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le hayan sido suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normativa aplicable.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los Datos Personales del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en estas Políticas y en la ley.
Informar al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y los consagrados en las Políticas.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del Titular, sobre el Tratamiento que se le está dando a sus Datos Personales.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que le imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de Datos Personales.

IX. Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política

QUENTY SAS, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política, para lo cual se coordinará con el área administrativa, lo pertinente. Para tal efecto, todos los trabajadores que realicen tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de QUENTY SAS, están obligados a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

X. Autorización

QUENTY SAS debe solicitar autorización previa, expresa e informada de los Titulares de los Datos personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Autorización Previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
Esta manifestación de Voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición del QUENTY SAS, tales como:

Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.
De forma oral por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
A través de su aceptación de los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los usuarios para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Con la creación de su cuenta en la plataforma www.quenty.co

XI. atención a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales

Manifestar por escrito la petición, consulta, queja o reclamo del titular de los datos personales, dirigido a la dirección: Calle 25 No. 99-29 en la ciudad de Bogotá D.C.-Colombia, o a la cuenta de correo electrónico dispuesto para este trámite: [email protected]

Una vez ingresado el requerimiento se procederá a seguir con el procedimiento interno para la atención de petición, consulta, queja o reclamo.

XII. Seguridad de los Datos Personales

QUENTY SAS no responderá en ningún caso y en ninguna circunstancia, por los ataques o incidentes contra la seguridad de sus sistemas informáticos; o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito, y que pueda afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información publicada o asociada con los contenidos y servicios que se ofrecen.

QUENTY SAS, en estricta aplicación al principio de Seguridad en el Tratamiento de los Datos Personales, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar a los registros minimizando el riesgo de su adulteración pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, fallas técnicas. La obligación y responsabilidad de QUENTY SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

XIII. Legislación Aplicable

Esta política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan.

QUENTY SAS se reserva el derecho de modificarla con el fin de adecuarla a los nuevos requisitos legales.

XIV. Vigencia

La presente Política rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.

JOSE GÓMEZ AMADOR

REPRESENTANTE LEGAL

QUENTY SAS